Lieferantenangebote automatisch vergleichbar machen – inklusive Nebenkosten

Anwendungsfälle & Praxisbeispiele
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Drei Lieferanten, drei Angebote, drei völlig verschiedene Aufbauten. Das eine als PDF mit Positionstabelle, das zweite als Excel, das dritte im E-Mail-Text. Wer vergleichen will, tippt erst einmal ab – und übersieht dabei gern, dass Lieferant B die Fracht separat berechnet und C erst in acht Wochen liefern kann.

Das Problem

Angebotsvergleiche im Einkauf sind selten schwierig, aber fast immer mühsam. Die Preise stehen an unterschiedlichen Stellen, Mengeneinheiten weichen ab (Stück gegen VE), Nebenkosten sind mal enthalten und mal nicht. Bei Zeitdruck wird auf den Bruttopreis geschaut – und die eigentlich teurere Variante gewinnt.

Die Lösung

  1. Angebote einlesen: Der Assistent liest die Dokumente unabhängig vom Format und extrahiert Positionen, Mengen, Einheiten, Preise, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen.
  2. Auf einen Nenner bringen: Mengeneinheiten werden umgerechnet, Nebenkosten wie Fracht, Verpackung und Mindermengenzuschläge zugeordnet – verglichen wird der Gesamtpreis, nicht der Zeilenpreis.
  3. Gegen die Stammdaten prüfen: Artikelnummern werden gegen euer ERP abgeglichen. Weicht ein Artikel ab oder fehlt er, wird das markiert statt stillschweigend zugeordnet.
  4. Vergleich vorlegen: eine Tabelle mit Preis, Lieferzeit, Zahlungsziel – und einer ehrlichen Spalte für das, was nicht vergleichbar war.

Der letzte Punkt ist der wichtigste: Ein Vergleich, der so tut, als wäre alles eindeutig, ist gefährlicher als einer, der Unklarheiten benennt.

Der Nutzen

  • Aus Stunden werden Minuten – besonders bei Ausschreibungen mit vielen Positionen
  • Bessere Entscheidungen, weil Nebenkosten und Lieferzeit sichtbar sind statt im Kleingedruckten
  • Nachvollziehbarkeit für Revision und Geschäftsführung: Warum wurde vergeben?
  • Weniger Übertragungsfehler, weil nicht mehr abgetippt wird

Voraussetzungen

Gepflegte Artikelstammdaten sind die halbe Miete – ohne sie kann kein Abgleich stattfinden. Dazu ein Berechtigungskonzept: Einkaufskonditionen sind sensibel und gehören nicht in jedermanns Sichtbereich. Und eine Regel, die sich bewährt hat: Die KI bereitet den Vergleich auf, die Vergabeentscheidung trifft der Einkauf.

Ihr wollt euren Angebotsvergleich beschleunigen? office@avantgar.de. Verwandt: Lieferscheine per Foto erfassen und Stammdaten-Qualität mit KI

Wie vergleicht ihr heute – Excel-Tabelle, Bauchgefühl oder gar nicht systematisch?