Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern gelebte Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – und in den kommenden Jahren wird auch der Versand schrittweise verpflichtend. Höchste Zeit, sich das Thema in Ruhe anzuschauen. Dieser Beitrag fasst den aktuellen Stand kompakt zusammen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung in digitaler Form. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein klassisches PDF, ein Scan oder ein Foto der Papierrechnung erfüllen das ausdrücklich nicht – sie gelten als „sonstige Rechnung". Bei der E-Rechnung steckt der Rechnungsinhalt in einem auswertbaren Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann. Man unterscheidet rein strukturierte Formate (nur XML) und hybride Formate, bei denen ein sichtbares PDF ein eingebettetes XML enthält. Rechtlich maßgeblich ist immer der strukturierte Datensatz.
Formate
In Deutschland dominieren zwei Formate:
- XRechnung – reines XML, im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Pflicht, inkl. der sogenannten Leitweg-ID.
- ZUGFeRD – Hybrid aus PDF und eingebettetem XML, besonders praxistauglich im B2B: Menschen lesen das PDF, Systeme werten das XML aus.
Daneben taucht oft Peppol auf – das ist kein Format, sondern ein sicheres Übertragungsnetzwerk. Faustregel: An Behörden meist XRechnung, zwischen Unternehmen häufig ZUGFeRD.
Fristen & Pflichten (Deutschland)
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG), konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024:
- Seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle – ohne Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach reicht formal zum Empfang.
- 2025–2026: Versand von Papier oder PDF noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Umsätze an Privatkunden (B2C). Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen aber auch sie.
Archivierung: Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss GoBD-konform, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV 8 Jahre.
AT / CH / EU kurz
- Österreich: B2G-Pflicht an den Bund seit 2014 (über das Unternehmensserviceportal; Formate ebInterface, Peppol) – keine allgemeine B2B-Pflicht.
- Schweiz: E-Rechnung für Bundeslieferanten ab CHF 5.000 (seit 2016) – keine allgemeine B2B-Pflicht. Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsstandard, keine strukturierte E-Rechnung.
- EU – ViDA (VAT in the Digital Age): seit 2025 in Kraft; ab 1.7.2030 strukturierte E-Rechnung + digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Was ihr jetzt tun solltet
- Empfang sicherstellen – das ist seit 2025 Pflicht.
- ERP-/Rechnungssoftware prüfen: Kann sie XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen?
- Prozesse anpassen: Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Stammdaten (inkl. Leitweg-ID für B2G).
- Archivierung GoBD-konform aufsetzen (XML, unveränderbar, 8 Jahre).
- Versand vorbereiten – je nach Umsatz zählt 2027 oder 2028.
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Stand 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung – im Zweifel bitte den Steuerberater einbinden. Details (z. B. Umsatzschwellen) können durch künftige BMF-Schreiben nachgeschärft werden.