Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – die eigentliche Arbeit beginnt aber nach dem Empfang: auslesen, kontieren, buchen. Genau hier setzt KI-gestützte Belegvorerfassung an. Ein KI-Assistent liest eingehende ZUGFeRD- oder XRechnungen aus, erkennt Lieferant, Netto-/Bruttobeträge, Steuersätze und die einzelnen Positionen und erzeugt daraus einen Buchungsvorschlag inklusive Kontierung. Der Mensch prüft und bestätigt nur noch – statt jeden Beleg manuell zu erfassen.
Der Nutzen ist im Mittelstand doppelt: Die Durchlaufzeit pro Beleg sinkt spürbar, und typische Erfassungsfehler (Zahlendreher, falscher Steuerschlüssel, vergessene Position) werden früh abgefangen. Besonders bei schwankendem Belegvolumen skaliert das gut, ohne zusätzliche Personalkapazität.
Wichtig für die Praxis: Der Wert entsteht erst, wenn die extrahierten Daten sauber in die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Umgebung übergeben werden – idealerweise als Vorschlag mit Freigabeschritt, nicht als Blind-Automatik. Achtet außerdem auf Datenschutz: Belege enthalten personenbezogene und geschäftskritische Daten, daher sollte die Verarbeitung DSGVO-konform erfolgen (lokal oder in einer geeigneten Cloud mit Auftragsverarbeitung).
Wie erfasst ihr E-Rechnungen aktuell – noch manuell, per Klassiklösung oder testet ihr schon KI-Unterstützung? Und woran hakt es am meisten: Formate, Kontierung oder der letzte Schritt ins Buchungssystem?
Hinweis: Erfahrungsaustausch, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für steuerliche Fragen bitte den Steuerberater einbeziehen.
Ihr wollt so etwas in eurem Unternehmen umsetzen? Wir unterstützen euch bei der Umsetzung – Verweis auf AI Campus Europe genügt: office@avantgar.de.