Der Wartungsvertrag hat sich automatisch um zwölf Monate verlängert. Aufgefallen ist es, als die Rechnung kam. Kündigungsfrist war drei Monate – jetzt ist es zu spät. Dieses Muster wiederholt sich in fast jedem Unternehmen, und es kostet echtes Geld.
Das Problem
Verträge liegen verteilt: Wartungsverträge beim Betriebsleiter, Softwarelizenzen in der IT, Leasing in der Buchhaltung, Versicherungen bei der Geschäftsführung. Fristen stehen im Kleingedruckten, nicht im Kalender. Und die Person, die den Vertrag geschlossen hat, arbeitet vielleicht gar nicht mehr im Unternehmen.
Die Lösung
- Verträge erfassen: Der Assistent liest die Vertragsdokumente und extrahiert die harten Fakten – Vertragspartner, Gegenstand, Laufzeit, Verlängerungsklausel, Kündigungsfrist, Preisanpassungsklausel, Ansprechpartner.
- Fristen berechnen: Aus Laufzeit und Kündigungsfrist wird der letzte mögliche Kündigungstermin – die Zahl, die wirklich zählt.
- Rechtzeitig erinnern: Nicht zum Fristende, sondern mit Vorlauf für eine Entscheidung. Bei einem größeren Wartungsvertrag heißt das: sechs Wochen vor dem Stichtag, nicht drei Tage.
- Entscheidungsgrundlage mitliefern: Was kostet der Vertrag, wann wurde er zuletzt angepasst, welche Leistungen wurden im letzten Jahr tatsächlich abgerufen?
Der Nutzen
- Keine unbeabsichtigten Verlängerungen – der häufigste vermeidbare Kostenblock
- Verhandlungsposition: Wer rechtzeitig weiß, dass eine Frist läuft, kann verhandeln statt hinnehmen
- Überblick über die Vertragslandschaft – oft das erste Mal überhaupt
- Unabhängigkeit von Einzelpersonen: Das Wissen liegt im System, nicht im Kopf
Erfahrungsgemäß ist der erste Durchlauf der interessanteste: Fast immer tauchen Verträge auf, die niemand mehr auf dem Schirm hatte – und Leistungen, für die seit Jahren gezahlt wird, ohne dass sie jemand nutzt.
Voraussetzungen
Die Verträge müssen digital vorliegen – ein Ordner reicht als Start, ein DMS ist besser. Zugriffsrechte sind hier besonders wichtig: Vertragskonditionen sind vertraulich. Und ganz klar: Der Assistent liest und erinnert, er kündigt nichts. Jede Kündigung ist eine Entscheidung mit Konsequenzen und gehört freigegeben.
Ein Hinweis zur Sorgfalt: Bei komplexen Klauseln ersetzt die Auswertung keine juristische Prüfung – sie sorgt dafür, dass der Vertrag überhaupt rechtzeitig auf den Tisch kommt.
Ihr wisst nicht genau, welche Verträge wann laufen? Sprecht uns an: office@avantgar.de. Verwandt: Dokumenten-KI für saubere Stammdaten
Ist euch schon mal ein Vertrag durchgerutscht – und was hat es gekostet?