Das Problem: Zentrale Postfächer wie info@ oder auftrag@ sind oft ein Nadelöhr: Hunderte E-Mails, gemischt aus Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Spam und Dringendem. Jemand muss alles sichten, zuordnen und weiterleiten – Zeit, die woanders fehlt, und Fehlerquelle, wenn Wichtiges untergeht.
Die Lösung: KI-Triage für den Posteingang
Ein Assistent sortiert vor, das Team entscheidet:
- Klassifizieren: Jede E-Mail wird nach Typ erkannt (Anfrage, Bestellung, Rechnung, Reklamation, Spam).
- Weiterleiten: Die Nachricht landet automatisch bei der richtigen Person oder im richtigen Postfach/Ticket.
- Extrahieren: Wichtige Daten (Kundennummer, Bestellbezug, Beträge) werden ausgelesen und mitgegeben.
- Vorschlagen: Für Standardfälle entsteht ein Antwort- oder Bearbeitungsvorschlag.
Was das bringt
- Schnellere Zuordnung, kürzere Reaktionszeiten.
- Entlastung der Person, die bisher „alles vorsortiert".
- Weniger Übersehenes: Dringendes wird als solches erkannt.
Worauf es ankommt
E-Mails enthalten personenbezogene Daten – die Verarbeitung gehört in eine DSGVO-konforme Umgebung mit klaren Zugriffsrechten. Und die Zuordnung bleibt überprüfbar: Der Mensch kann jederzeit korrigieren, wovon die KI wieder lernt.
Euer Sammelpostfach ist ein Engpass? So etwas setzen wir um – Verweis auf AI Campus Europe genügt: office@avantgar.de.
Hinweis: Erfahrungs-/Lösungsbeitrag, keine Rechtsberatung; DSGVO-Bewertung mit euren Datenschutzverantwortlichen abstimmen.