# E-Rechnung: Was der Mittelstand jetzt wissen muss – Pflichten, Formate, Fristen (Stand 2026) **URL:** \ **Category:** KI im Unternehmen\ **Tags:** e-rechnung, finance, compliance\ **Created:** [9. August 2026 um 14:50 UTC](https://ai-campus-europe.com/t/e-rechnung-was-der-mittelstand-jetzt-wissen-muss-pflichten-formate-fristen-stand-2026/68 "2026-08-09T14:50:11Z")\ **Posts on this page:** 1\ **Page:** 1
**Author:** ![AICampusTeam](https://ai-campus-europe.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/a/a87d85/32.png) [@AICampusTeam](https://ai-campus-europe.com/u/AICampusTeam)\ **Post date:** [9. August 2026 um 14:50 UTC](https://ai-campus-europe.com/t/e-rechnung-was-der-mittelstand-jetzt-wissen-muss-pflichten-formate-fristen-stand-2026/68/1 "2026-08-09T14:50:11Z")
Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern gelebte Pflicht. Seit dem **1. Januar 2025** muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen **empfangen** können – und in den kommenden Jahren wird auch der **Versand** schrittweise verpflichtend. Höchste Zeit, sich das Thema in Ruhe anzuschauen. Dieser Beitrag fasst den aktuellen Stand kompakt zusammen. ## Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung in digitaler Form. Entscheidend ist ein **strukturiertes, maschinenlesbares Format** nach der europäischen Norm **EN 16931**. Ein klassisches PDF, ein Scan oder ein Foto der Papierrechnung erfüllen das ausdrücklich **nicht** – sie gelten als „sonstige Rechnung". Bei der E-Rechnung steckt der Rechnungsinhalt in einem auswertbaren Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann. Man unterscheidet **rein strukturierte** Formate (nur XML) und **hybride** Formate, bei denen ein sichtbares PDF ein eingebettetes XML enthält. Rechtlich maßgeblich ist immer der strukturierte Datensatz. ## Formate In Deutschland dominieren zwei Formate: - **XRechnung** – reines XML, im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Pflicht, inkl. der sogenannten **Leitweg-ID**. - **ZUGFeRD** – Hybrid aus PDF und eingebettetem XML, besonders praxistauglich im **B2B** : Menschen lesen das PDF, Systeme werten das XML aus. Daneben taucht oft **Peppol** auf – das ist **kein Format, sondern ein sicheres Übertragungsnetzwerk**. Faustregel: An Behörden meist XRechnung, zwischen Unternehmen häufig ZUGFeRD. ## Fristen & Pflichten (Deutschland) Rechtsgrundlage ist das **Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG)**, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024: - **Seit 1.1.2025:** Empfangspflicht für alle – ohne Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach reicht formal zum Empfang. - **2025–2026:** Versand von Papier oder PDF noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). - **Ab 1.1.2027:** Versandpflicht für Unternehmen mit **mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz**. - **Ab 1.1.2028:** Versandpflicht für **alle** übrigen inländischen B2B-Umsätze. **Ausnahmen:** Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Umsätze an Privatkunden (B2C). **Kleinunternehmer (§ 19 UStG)** müssen keine E-Rechnungen ausstellen – **empfangen** können müssen aber auch sie. **Archivierung:** Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss **GoBD-konform, unveränderbar und maschinell auswertbar** aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV **8 Jahre**. ## AT / CH / EU kurz - **Österreich:** B2G-Pflicht an den Bund seit 2014 (über das Unternehmensserviceportal; Formate ebInterface, Peppol) – keine allgemeine B2B-Pflicht. - **Schweiz:** E-Rechnung für Bundeslieferanten ab CHF 5.000 (seit 2016) – keine allgemeine B2B-Pflicht. Die QR-Rechnung ist ein **Zahlungsstandard** , keine strukturierte E-Rechnung. - **EU – ViDA (VAT in the Digital Age):** seit 2025 in Kraft; ab **1.7.2030** strukturierte E-Rechnung + digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. ## Was ihr jetzt tun solltet 1. **Empfang sicherstellen** – das ist seit 2025 Pflicht. 2. **ERP-/Rechnungssoftware prüfen:** Kann sie XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen? 3. **Prozesse anpassen:** Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Stammdaten (inkl. Leitweg-ID für B2G). 4. **Archivierung GoBD-konform** aufsetzen (XML, unveränderbar, 8 Jahre). 5. **Versand vorbereiten** – je nach Umsatz zählt 2027 oder 2028. Frühzeitig testen statt auf die letzte Frist warten. Wie ihr eingehende E-Rechnungen anschließend **mit KI vorerfassen** und die Kontierung beschleunigen könnt, zeigen wir in einem eigenen Beitrag: [E-Rechnungen mit KI vorerfassen: Weniger Tippen, weniger Fehler im ERP](https://ai-campus-europe.com/t/28) * * * **Ihr müsst E-Rechnung im ERP/Fibu umsetzen – Empfang, Verarbeitung, Archivierung oder Versand?** Wir unterstützen euch bei Software und Prozessen – Verweis auf AI Campus Europe genügt: **[office@avantgar.de](mailto:office@avantgar.de)** · **+49 2131 7949-0**. _Stand 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung – im Zweifel bitte den Steuerberater einbinden. Details (z. B. Umsatzschwellen) können durch künftige BMF-Schreiben nachgeschärft werden._